A3 ou comment résoudre des problèmes en 8 étapes

Si vous vous demandez comment une feuille de papier, de dimension A3 qui plus est, vous aidera à résoudre vos problèmes de tout genre ou mener à bien un projet, alors ce billet est pour vous. C’est humain, lorsque nous sommes confrontés à un problème, le premier réflexe que nous avons est de se lancer dans des recherches de solutions. Bien souvent, alors que nos neurones  tournent à plein régime dans la précipitation, nous ne comprenons même pas le problème de départ. Résultat: nous nous perdons dans nos réflexions et nous passons beaucoup de temps dans la recherche des causes sans aboutissement probant! Heureusement, encore une fois, le Lean vient à notre rescousse avec le A3 Management. Cette méthode composée de 8 étapes a été conçue pour résoudre efficacement vos problèmes de manière structurée. Et tout cela, en ne tenant que sur une feuille A3! Outil de résolution de problèmes, de gestion de projet et de communication, nous vous promettons que vous regarderez dorénavant les feuilles A3 sous un autre angle

A3 Management, Késako?

Le A3 a été développé par Toyota pour résoudre des problèmes. Le terme « A3 » a été choisi parce que la méthode oblige à prioriser et à formuler le problème de manière succincte sur une feuille de papier. « Si ça ne tient pas sur une feuille A3, vous ne comprenez pas le problème ». Il est construit sur le cycle PDCA et son protocole comporte 8 étapes que nous détaillerons plus bas.

Les 8 étapes sont construites à partir du cycle PDCA

Le A3, un outil de résolution de problèmes mais aussi de communication et… de change management!

Mais le A3 management ne sert pas uniquement à la résolution de problèmes, il est un outil puissant de communication ainsi que de gestion de projet. C’est un document qui aide à structurer et faciliter une discussion entre les membres d’une équipe. (notamment entre chef d’équipe et staff opérationnel ). Dans ce cas, il remplit totalement son rôle en tant qu’outil de Management visuel.

Pour en revenir à Toyota, nous savons que leurs collaborateurs réalisent parfois plusieurs A3 par jour et qu’aucune décision n’est prise en réunion sans un A3! Grâce à cette méthode, les responsables ou chefs de projet jouent un rôle de « coach » en encourageant les employés ou membres de leurs équipes à suivre les différentes étapes de l’A3. Elle permet une discussion ouverte dans laquelle chaque partie se comprend mutuellement.  L’objectif est de poser des questions, d’accompagner et d’apprendre. On est très loin de situations « je dis et vous ordonnez ».  Vous comprenez bien que l’A3 constitue un outil de facilitation pour tout Change Manager puisque la recherche du consensus avec toutes les parties prenantes est prise en compte.  C’est donc un document vivant qui visualise la pensée du change manager, l’avancement du projet ou la résolution de problèmes et oblige tous les intervenants à penser selon une suite en 8 étapes.

Les 8 étapes du A3 management pour résoudre un problème ou gérer un projet

Construites à partir du cycle PDCA, ces étapes vous guident à suivre un protocole. Ce dernier a pour but de:

• comprendre le problème
• rechercher la cause première
• sélectionner les bonnes solutions
• vérifier si la solution offre les résultats escomptés
• d’apporter les ajustements nécessaires

Détaillons maintenant de plus près les 8 étapes

Phase de Planification

Etape 1: Définition de l’objectif ultime et description du problème

Cette étape comporte:

• description du processus dans ses grandes lignes, à l’aide d’un SIPOC
• définition du champ de processus, toujours à l’aide d’un SIPOC
• description du problème et de ses conséquences
• définition de l’objectif ultime et comment cet objectif s’intègre dans la stratégie de l’organisation

Etape 2: Quelle est la situation actuelle?

Cette seconde étape vise à identifier le problème dans son contexte global, son ordre de grandeur et à identifier « la lacune ».

Pour cela, il faut:

• se rendre sur le terrain, comprendre comment se déroule le processus avec tous les acteurs, établir un VSM(l’outil idéal pour le réaliser)
• se demander « où le problème débute-t-il? »
• mesurer les performances de base du processus afin d’avoir des données chiffrées du problème et non une impression subjective

Etape 3: Déterminer l’objectif

Définir un bon objectif pour votre projet ou résolution de problèmes comprend les caractéristiques suivantes:

• identification des différents clients ( externes et/ou internes)
• SMART: Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et Temporel

Etape 4: Les causes premières

Ici, on met en lumière la cause du problème et pourquoi l’objectif n’est pas atteint. Rechercher les causes premières revient à:

• analyser les causes potentielles
• définir les causes premières
• déterminer les principales causes premières.

Des outils tels que Les 5 pourquoi, le diagramme d’Ishikawa peuvent vous y aider.

Etape 5: Quelles sont les mesures à prendre?

Elles sont déterminées sur base des causes premières de la problématique, avec pour principales caractéristiques:

• être concrètes
• avoir un lien direct avec les causes premières correspondantes: chacune des mesures a pour objectif de régler la cause qui lui est liée

Phase d’Implémentation

Etape 6: Plan de mise en oeuvre

Avec cette 6ième étape, nous entrons dans la partie « Do » du cycle PDCA, autrement dit dans l’implémentation des mesures définies au point 5.  Le plan de mise en oeuvre regroupe un plan d’actions et de communication ( quoi, qui est responsable, pour quand). Ses autres objectifs sont de :

• mesurer les résultats après l’implémentation des mesures
• d’exécuter éventuellement un pilote

Phase de Vérification

Etape 7: Evaluation du résultat et du processus

Ou la phase « Check » du PDCA qui visualise si l’objectif est atteint. Cette étape qui suit le plan de mise en oeuvre vise à:

• analyser et mesurer les prestations du processus
• déterminer si des mesures additionnelles sont nécessaires afin d’adapter le processus

Phase d’Action

Etape 8: Standardisation du processus

Cette dernière étape boucle le modèle PDCA. Il est définit par 4 mots: standardisation/stabilisation/formation/routine. Et dans la pratique, voici comment les implémenter:

• réaliser des instructions de travail standardisées de type SOP
• utiliser le Management visuel si la norme n’est pas atteinte
• former tous les collaborateurs impliqués au nouveau processus et les avertir des changements apportés
• dresser un plan de contrôle qui sera utile aux responsables pour que le processus reste « sous contrôle »
• célébrer ce changement et la réussite de votre projet ou résolution de problèmes avec toutes les personnes concernées

exemple de document A3

Exemple d’un A3 réalisé par un de nos clients, il n’a pas hésité à visualiser les données

Ce qu’il faut retenir de l’A3 Management pour résoudre des problèmes ou gérer un projet

L’A3 est un des outils les plus importants du Lean Management et de l’amélioration continue: aussi bien pour résoudre des problèmes du quotidien qu’à gérer un projet de manière plus globale. Sa structure en 8 étapes sert de fil conducteur à une communication visuelle et factuelle. Ce document a le grand avantage d’objectiver les discussions: le problème, l’objectif, les causes sont clairement décrits et chiffrés. D’ailleurs, nous vous recommandons l’utilisation de graphiques, images, ou schémas qui rendront la feuille encore plus impactante . Les mesures et le plan de leur implémentation sont également visibles par tous les intervenants. Enfin, la feuille A3 n’oublie pas de mentionner les étapes de vérification et de standardisation du processus. Il n’est donc pas étonnant que les Project Managers s’en servent comme support de présentation face à leurs interlocuteurs.

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