Liste de 10 questions à poser pour une Gemba walk

Marcher c’est bon pour la santé. L’avez-vous remarqué? Depuis peu,  ce vieil adage a largement dépassé les frontières des magazines santé et bien-être, intégrant ainsi le monde du travail et des entreprises. On parle de plus en plus de « Co-walking », « walk and talk »ou encore de « réunion en marchant ». Effet de mode ou pas, des tas d’articles pulullent à ce sujet sur la toile et LinkedIn. Le Co-walking garantirait une meilleure communication et créativité entre les collaborateurs et leurs hiérarchies. C’est bien joli tout cela mais quel rapport avec le Lean nous direz-vous? Et bien figurez-vous que le Lean management dispose également de sa « marche », appelée Gemba walk. Dans le Lean, cet important outil de management est utilisé comme un réel baromètre. Il vise à mesurer l’état de santé des lieux de travail. Mais une Gemba walk ne s’improvise pas, une  préparation est nécessaire, c’est bien plus que d’être présent sur le terrain et demander comment cela se passe. Pour mener à bien une Gemba walk, nous vous proposons dans cet article une liste de 10  questions  à poser  et comment les mettre en place sans brusquer les équipes du terrain.

Mais tout d’abord, qu’est-ce qu’une Gemba?

Mot japonais, Gemba signifie « le véritable endroit », « là où se trouve la réalité », le « terrain » ou encore « l’endroit où la valeur client est ajouté ».  Le Lean accorde beaucoup de respect au lieu de travail et pour cause: c’est là que tout se passe! C’est sur le terrain que se trouvent les connaissances pour améliorer la qualité, éliminer les gaspillages des process et solutionner les problèmes. D’où le concept de Gemba walk qui consiste à aller voir le processus réel, comprendre le travail de ses collaborateurs opérationnels, poser les questions et apprendre sur place. Le but d’une telle visite étant d’encourager les améliorations permanentes, de développer ses collaborateurs à la démarche Lean et identifier les causes premières des problèmes.Une Gemba walk se prépare. Ne la confondez pas avec « vous faire voir sur le lieu de travail ». On appelle cela de la sociabilisation, c’est bien mais pas suffisant.  Au préalable, fixez le champ de votre walk, vérifiez si les KPI sont disponibles et reflètent la réalité mais surtout ayez une check-list  de questions  en tête.

Liste de 10 questions à poser pour une Gemba walk

1. Sur quoi travailles-tu actuellement, qu’es-tu en train de faire?
2. Existe-t-il un document officiel qui t’aide et te documente pour cette tâche?
3. Quels sont les problèmes que tu rencontres dans ton quotidien?
4. Comment les identifies-tu?
5. Y-a-t-il des problèmes que tu peux résoudre par toi-même?
6. Si pas, quels sont-ils?
7. A qui t’adresses-tu pour remonter tes problèmes?
8. Utilises-tu le tableau d’indicateurs, le « Visual board »?
9. Si oui, le trouves-tu pertinent?
10. Si non, pourquoi?

Et la forme dans tout ça?

Bien évidemment, poser ces questions ne doit pas vous transformer en un inspecteur de la Gestapo qui fait régner la terreur! Il est primordial d’ instaurer un climat de confiance dans lequel vos collaborateurs pourront vous parler de leurs problèmes, exprimer leurs idées ou marquer leurs désaccords. Voici quelques astuces pour obtenir des réponses honnêtes.

• Présentez-vous, présentez l’objectif et le champ
• Ecoutez au lieu de parler
• Faites preuve de respect et d’empathie
• Examinez le processus et non les collaborateurs, ne tombez pas dans l’accusation!
• Ne dites pas ce qui doit se passer, dirigez en questionnant
• Etudiez ensemble les causes premières et découvrez les solutions possibles
• Clôturez la Gemba walk, précisez ce que les collaborateurs peuvent attendre pour la suite

Voilà, maintenant que vous êtes prêts et que vous savez la liste  des 10 questions à poser pour une Gemba walk, que diriez-vous d’aller voir comment cela se passe sur le terrain? Vous n’êtes pas sûrs de vous et vous avez besoin d’être équipés avec les outils Lean? Contactez-nous et discutons ensemble de la formation qui vous correspondra le plus!