Vous voulez bien structurer vos processus ? C’est possible avec le Lean Six Sigma !

L’entreprise pétrochimique Ducor a implémenté un nouveau système d’Enterprise Resource Planning (ERP). Un ERP est un logiciel qui vise à supporter une organisation dans l’optimisation de toutes sortes de processus. L’objectif est d’augmenter l’efficacité de ses activités. Pour une telle implémentation, il est important d’introduire une procédure claire, afin que d’éventuel incidents au sein de l’entreprise puissent être résolus sans délai. Sylvia Blok, participante à une de nos formations, s’est basée sur le Lean Six Sigma pour implémenter cette procédure.

Qu’est-ce que fait Ducor ?

Ducor est une organisation qui fabrique des produits chimiques intermédiaires. Ces produits sont à l’origine de produits en plastique. Le projet Lean Six Sigma a été entamé parce que tant l’équipe de direction que les utilisateurs finaux avaient besoin d’optimiser leur processus.

Quelle était la situation avant le projet Lean Six Sigma ?

Avant le projet, il y avait plus d’incidents que d’habitude et le temps de résolution était de 29 jours en moyenne. A ce moment-là, Sylvia Blok a déterminé comme objectif de réduire ce délai de 50%. De plus, il fallait structurer le système et résoudre les défauts.

Passer en revue le processus de l’organisation

Sylvia Blok s’est basé sur l’outil DMAIC du Six Sigma (Define, Measure, Analyze, Improve et Control) pour entamer le projet. En premier lieu, elle a passé en revue le processus complet de l’organisation, en collaboration avec l’équipe de direction et avec tous les utilisateurs finaux. Ensuite, elle a identifié les gaspillages et découvert les manquements de ces processus à l’aide de divers outils du Lean Six Sigma.

Un nouveau système d’enregistrement et de mesure

En collaboration avec toute une équipe de projet, on a mis en place un nouveau système d’enregistrement et de mesure, qui permet de d’enregistrer très précisément tous les incidents. Il est également possible d’enregistrer le temps et le nombre d’incidents par utilisateur du système. Après 6 semaines de mesures, il s’est avéré qu’il y avait certains points dans le processus où le nombre d’incidents était plus élevé que la moyenne. Ceci a permis de définir des solutions spécifiques pour certaines étapes dans le processus.

Les solutions

Notre participante a implémenté quelques solutions avec son équipe de projet. Les utilisateurs finaux du système ERP ont reçu une formation complémentaire afin qu’ils puissent tirer le maximum du système. Ils sont également mieux soutenus dans leurs processus, par des collègues ayant des connaissances plus approfondies du système. Ils sont les premiers à recevoir les rapports d’incidents et les questions concernant le système ERP, ce qui fait qu’ils sont également les premiers à résoudre les incidents qui surgissent dans le processus.

Une réduction des incidents de 50 %

Le résultat est magnifique: le nombre d’incidents a diminué de 50 par mois à 25 par mois. De plus, le délai de résolution des incidents a été considérablement réduit. Avant le projet, ce délai était encore de 29 jours. A l’heure actuelle, on résout les incidents en 3 jours et demi seulement ! Grâce à ce délai plus court, les utilisateurs finaux du système peuvent travailler plus vite et avec plus d’efficacité. Bien que cette amélioration ne se soit pas encore tout à fait traduit en terme de résultats financiers, Ducor a déjà économisé €20.000, notamment sur les prestations des experts du système ERP. Le taux de satisfaction des employés pour ce processus de l’entreprise a augmenté. 80 % des employés étaient précédemment mécontent du système. Aujourd’hui, il y en a 80 % qui sont très contents du système. Ce sont des résultats dont Sylvia Blok peut être fière !

Le Lean Six Sigma, ça vous intéresse ?

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