The Lean Six Sigma Company accompagne Equans depuis 2018 dans le déploiement de leur démarche d’excellence opérationnelle, en France et en Belgique.
Interview Clarysse KOZMA, Assistante de Département, EQUANS
1. Pouvez-vous vous présenter et décrire brièvement votre rôle chez EQUANS ?
Bonjour, je me présente, Clarysse KOZMA, Assistante de Département, travaillant chez EQUANS depuis 4 ans (alternance/intérim/alternance/CDI – actuellement diplômée d’un Master Diagnostic et pilotage de la performance des organisations). Chez EQUANS, mon rôle est très polyvalent : apporter une aide permanente à l’ensemble des collaborateurs ainsi qu’à la Direction et mener des projets liés à l‘excellence opérationnelle. Mon objectif est d’apporter mes connaissances ainsi que mon expertise sur les sujets transverses : administratif, RH, IT, SI, sécurité, opérationnel, etc.
2. Pouvez-vous nous expliquer ce qui vous a conduit à lancer un projet Lean Six Sigma dans votre entreprise ?
Tout d’abord, on a constaté une réelle problématique au niveau de la gestion documentaire. En effet, la mise en place de nouvelles applications EQUANS, le turnover, la réglementation et les process en constante évolution m’a poussé à trouver une solution efficace et pérenne en lançant un projet LEAN. Sachant que j’ai déjà pu expérimenter en amont certaines méthodes avec le soutien de Monsieur LAUBACHER Julien (Black Belt) sur la mise en place du LEAN au sein de notre Atelier de Production, j’ai souhaité aller plus loin dans cette démarche : effectuer la formation LEAN EQUANS et obtenir la certification en menant un projet concret qui permettra de résoudre une contrainte non négligeable au sein de l’organisation.
3. Quels types d’outils Lean Six Sigma trouvez-vous les plus utiles pour résoudre des problèmes complexes ?
DEFINE :
- Charte projet : Mettre en place un process d’archivage garantissant 100% de conformité et une satisfaction utilisateur en 4 mois.
- SIPOC : Cet outil a permis de bien définir l’équipe projet, de visualiser les différentes étapes du processus… Ici, nous avons réalisé combien il était crucial de clarifier les rôles et responsabilités dans le cadre du projet. De plus, cet outil LEAN nous a permis d’établir des jalons clairs pour guider notre progression. Enfin, la collaboration avec l’équipe projet a renforcé la structure et la portée du projet, en alignant nos efforts et en assurant une vision partagée de la manière dont nous pouvons atteindre nos objectifs.
- QQOQCP : Cet outil a permis de recueillir des données essentielles sur les besoins et les attentes des utilisateurs… Pour la question « Quel est le problème ? », les réponses recueillies mettent en évidence les défis liés à la conformité aux lois RGPD, à la gestion de l’expiration des documents, à l’inutilité/redondance de certains fichiers, à la problématique de la dénomination et à la complexité de trouver certains documents dans l’arborescence. Pour la question « Qui est affecté par le problème ? », l’équipe projet a identifié plusieurs parties prenantes concernées : les RH, les Managers, le service commercial, les collaborateurs, les Assistantes Agence, le service paie, les QHSE ainsi que la planification. Pour la question « Où observe-t-on le problème ? », nous avons constaté que le problème se situe au niveau du chemin d’accès sur le serveur – dans le dossier « PERSONNEL HABILITE » en général ainsi que les nouvelles applications EQUANS déployées depuis un an. Pour la question « Quand a lieu le problème ? », l’équipe projet a constaté que le problème survient régulièrement, voire quotidiennement, ce qui signifie que les différents acteurs sont confrontés à ce problème chaque jour. Pour la question « Combien de fois le problème apparaît-il ? », l’équipe projet a répondu que cela dépend de ce que l’on recherche dans le réseau et/ou les applications EQUANS, mais en général, le problème se manifeste régulièrement. Pour la question « En quoi est-ce un problème ? », nous avons identifié plusieurs aspects : la difficulté à retrouver rapidement les documents archivés, entraînant une perte de temps et d’efficacité pour le personnel.
- ARBRE CTQ : Cet outil a permis de déterminer les objectifs, c’est-à-dire les Y en lien avec le projet…
o Doublons & fichiers obsolètes induisant une surconsommation de l’espace de stockage.
o Structure complexe demandant plus de personnel pour la gestion des fichiers.
o Dénomination/structure des fichiers rallongeant le temps de recherche/gestion des documents.
o Navigation complexe ralentissant le processus dans l’accomplissement des tâches.
o Pas de process distinct affectant l’organisation et l’accès à l’information.
o Non-valeur ajoutée (NVA) impactant la productivité des équipes notamment celles liées aux fonctions support.
MESURE :
- Plan de collecte de données : Il a été sujet de bien définir la problématique et d’échanger sur des éventuels axes d’amélioration, in fine, apporter une gestion de projet avec des méthodes Lean…
- Echantillonnage : Pas conforme à 100% + non-satisfaction des utilisateurs…mais pourquoi ?!
o MàJ // Périmètre Chantier
o MàJ // FPN
o MàJ // Cartes AXIPRO
o Réarchiver les AM
o Nouvelles applications avec des données manquantes. - Définition des objectifs :
o Y1 = 100% de conformité sur les dossiers du personnel
o Y2 = Satisfaction des utilisateurs
ANALYSE :
- ISHIKAWA : Cet outil a permis d’analyser et de représenter les causes du problème (causes profondes) … En posant une simple question, on s’est vite rendu compte qu’il y a plusieurs causes liées au problème qu’il va falloir approfondir…
- 5 POURQUOI & MATRICE C&E : Cet outil a permis d’identifier les causes racines du problème énoncé dans l’Ishikawa. La participation aux exercices avec des outils numériques a été l’une des méthodes permettant de favoriser la collaboration des différents acteurs dans le projet. Grâce à cet exercice, on a pu compléter la Matrice C&E avec succès.
IMPROVE :
- Méthodologie 5S : Cette méthode d’organisation et d’excellence opérationnelle faisant partie du Lean Management nous a permis d’atteindre nos objectifs… Pour se faire, il a été nécessaire de présenter les principes du Lean Management – La méthode 5S auprès de l’équipe projet et ce qui en découle dans le dit-projet.
- Planning de GANTT : Cet outil a été nécessaire pour ordonnancer et gérer le projet… Ici, le projet s’est décomposé en 4 grandes étapes, avec la visualisation des temps par rapport aux différents jalons et tâches composant le projet.
- POKA YOKE : Cet outil a permis de contrôler la qualité et ainsi éviter les erreurs… Au niveau de l’équipe projet, cet outil fait à présent partie de leur quotidien // missions.
CONTROLE :
- Plan de contrôle : Cet outil comprend une description des procédures à utiliser pour se conformer aux spécifications. Ici, il a s’agit d’identifier les écarts par rapport au plan projet.
- Template audits & indicateurs // Management visuel : Un audit 5S améliore la performance et favorise l’excellence opérationnelle… Ici, il a s’agit de réduire les erreurs et de s’assurer que le nouveau process (POKA YOKE) est bien utilisé et compris par les utilisateurs. Un plan d’action est associé à cette grille d’audit. Celui-ci doit être traité au même moment que les audits. En évaluant régulièrement le processus, on s’assure que la méthodologie 5S est bien appliquée par les acteurs du quotidien. En parallèle, j’ai mis à jour les accès utilisateurs sur le réseau // Dossiers du personnel (restreindre les accès). Aussi, j’ai créé un tableau de bord afin de répertorier les anomalies à traiter // documents manquants et/ou non à jour (réseau et/ou applications EQUANS). En ayant mis en place des audits réguliers, il est possible de suivre l’ensemble de ces résultats sur ce tableau de bord afin d’obtenir une tendance des audits 5S // projet. Durant le projet, on a constaté plusieurs typologies d’anomalies, impactant ainsi les métiers, la qualité, in fine la performance de l’organisation… Grâce à ces audits réguliers, il a été sujet de voir si on est conforme après projet (>90%). Aussi, nous avons communiqué un questionnaire de satisfaction fin de projet afin de s’assurer que le projet est réussi. Aujourd’hui, l’ensemble des tâches en lien avec le projet ont été rebasculées aux Assistantes Agence afin qu’elles assurent la qualité. En complément, j’ai proposé la mise en place d’un quizz Kahoot régulier afin de s’assurer que le nouveau process est compris et surtout pour éviter les potentielles dérives.
4. Quelle a été votre approche pour gérer le changement et obtenir l’adhésion des équipes sur ce projet ?
Tout d’abord, j’ai dû comprendre mon propre rapport au changement, c’est-à-dire en prenant conscience de ma position face au changement, notamment d’un point de vue comportemental. Ensuite, il a été nécessaire d’annoncer rapidement le changement afin de projeter l’équipe vers le(s) résultat(s) escompté(s). Pour se faire, cela m’a demandé de donner le sens du projet, d’identifier les potentiels freins, de positionner les différents profils de l’équipe projet ainsi que leurs modalités pour accepter le changement. Grâce à ce travail, j’ai pu accompagner l’ensemble des acteurs projets dans la mise en œuvre de la transformation, notamment en posant un cadre clair, des actions clés à mener, in fine, piloter efficacement le changement. Enfin, le changement est intimement lié à la communication. Effectivement, tout au long du projet, il a été nécessaire de donner le sens des actions, de mettre en avant les principes de l’amélioration continue et de communiquer régulièrement les résultats obtenus.
5. Quels ont été les résultats les plus significatifs de ce projet pour EQUANS ?
Avec l’implication de l’ensemble de l’équipe projet, les résultats ont mené rapidement à l’objectif final : conformité des dossiers du personnel et satisfaction des utilisateurs. En effet, il était important pour nous que ce projet ne dure pas dans le temps et que l’ensemble des contraintes soient traitées rapidement afin d’éviter de perdre le dynamisme du départ projet. Le fait d’avoir mis en place ce projet avec des méthodes LEAN a permis de donner des compétences à des collaborateurs pour qu’ils améliorent eux-mêmes la performance de l’organisation et leurs conditions de travail. De plus, cette méthode a donné l’occasion de renforcer la cohésion au sein des équipes, peu importe le métier, les compétences ou l’expertise de chacun.
6. Quels conseils donneriez-vous à une personne qui envisage de lancer son premier projet Lean Six Sigma ?
Je pense qu’il est important dans un premier temps d’avoir un objectif clair (SMART) et co-construit avec une équipe motivée dans l’unique but de parvenir aux résultats attendus et surtout conforme avec l’ambition d’EQUANS. Ensuite, il est capital de cadrer le projet, en définissant les différents jalons et tâches. Cependant, il faut garder une certaine agilité en mode projet puisque des éléments non-attendus voire non-prévus peuvent émerger, déstabilisant ainsi la conduite du projet et de son équipe (coût/qualité/délai). Selon moi, les méthodes LEAN peuvent être présentés d’une façon ou d’une autre, il faut juste être un brin créatif et bon communiquant afin que ces étapes clés ne soient pas perçues comme une contrainte mais plutôt comme une opportunité.
7. Quel sera votre prochain projet Lean ? Déjà une idée en tête ?
J’envisage de m’impliquer davantage dans la gestion de projet LEAN et j’hésite actuellement m’orienter soit dans l’IT soit dans l’opérationnel… Ou bien les deux ! En tout cas, je suis persuadée que je m’éclaterai puisque je suis passionnée par l’optimisation des processus ainsi que l’atteinte des objectifs. Je serais vraiment ravie de continuer à contribuer activement à la performance de l’organisation, en mettant à profit mon dynamisme, mon expertise ainsi que ma créativité sur ce type de projet.
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