La démarche Lean est un allié de taille pour mener à bien un projet d’amélioration continue de vos processus internes. Découvrez cette méthode et comment la mettre en œuvre au sein de votre structure.
Qu’est-ce qu’une démarche Lean ?
Si vous êtes curieux sur le sujet, les mots « Lean Management » et « Lean Six Sigma » ne doivent pas vous être inconnus. La démarche Lean s’inscrit dans la même dynamique, mais apporte une dimension différente aux projets d’amélioration continue de votre entreprise. Le Lean Management a déjà largement fait ses preuves, à la fois dans les secteurs de l’industrie et du service, et aujourd’hui nombreuses sont les entreprises qui entreprennent des chantiers de résolution de problème avec la méthodologie du Lean Management. Or, ces nombreux chantiers n’ont qu’une efficacité partielle sur la transformation des processus de votre entreprise.
La démarche Lean s’impose alors comme une solution beaucoup plus globale pour optimiser la performance de votre entreprise. Cette démarche permet de mieux identifier les problèmes internes, les gaspillages et les coûts pour améliorer la performance globale de vos processus. L’objectif est de réussir à optimiser vos coûts, réduire les gaspillages, améliorer la gestion de votre temps et la mise en œuvre de vos processus de production, tout en maximisant la valeur ajoutée délivrée à vos clients. La démarche Lean est fidèle aux principes du Lean Management et repose sur les mêmes méthodes qui incluent des outils indispensables pour mener un travail d’amélioration continue efficace au sein de votre structure.
Comment The Lean Six Sigma Company a accompagné KONE dans sa démarche Lean ?
KONE, l’entreprise spécialisée dans les ascenseurs, escaliers mécaniques et portes automatiques qui emploie plus de 55 000 collaborateurs dans plus de 60 pays, a récemment choisi The Lean Six Sigma Company pour l’accompagner dans sa démarche d’amélioration de l’automatisation des applications de trésorerie. Un projet Green Belt piloté par le Kone Way Manager en France avec l’objectif d’améliorer l’allocation Cash Application Auto-Cash de 55% à 70%.
Pourquoi KONE a entrepris une démarche Lean ?
La démarche Lean, entreprise par KONE, est un vaste projet qui a nécessité l’intervention de différentes parties prenantes. L’objectif de cette démarche d’amélioration continue menée en interne, était de créer un processus beaucoup plus performant et efficace pour gérer les comptes clients, et ainsi améliorer significativement la qualité des interactions quotidiennes avec ces derniers.
Dans le cadre de sa transformation financière, KOF a travaillé intensément pour améliorer le processus d’Order-to-Cash de l’entreprise. En effet, plusieurs défis étaient à surmonter à différents stades du processus. Les activités de recouvrement devenaient de plus en plus difficiles à mener à cause d’un processus arriéré pour la trésorerie. Certains clients se plaignaient des contacts alors qu’ils avaient payé leurs factures en temps voulu.
Très rapidement, les équipes de KONE ont identifié les améliorations possibles dans le processus de trésorerie. Ce constat s’est confirmé au regard du taux d’automatisation des applications Cash (nombre de factures appariées automatiquement) de 60% en France alors que d’autres entreprises de taille similaire sur le marché atteignent 70 à 80%. Il était envisageable d’améliorer la rapidité et l’efficacité de ce processus en augmentant le taux d’automatisation. KONE s’est alors fixé l’objectif d’atteindre un taux de 70% d’automatisation (+10%) dans un délai de 6 mois.
En améliorant la qualité des processus de l’application Cash l’objectif était :
- D’éviter les relances client inutiles,
- D’augmenter la satisfaction client,
- De réduire le besoin d’interventions manuelles sur l’application et le coût qui y est associé
Comment KONE a mené sa démarche Lean ?
Le pilotage du projet Lean de KONE a nécessité la combinaison des connaissances locales et mondiales pour favoriser l’amélioration continue ! L’équipe a alors créé un projet Lean Six Sigma visant à augmenter le taux d’automatisation des applications Cash en France, et a rassemblé l’expertise de l’équipe financière locale ainsi que du Global Cash Application Process Owner et du Process Manager pour O2C. Par le biais d’un DMAIC, KONE a commencé par décrire les processus concernés par la démarche Lean (Définir), puis a évalué la situation actuelle avec des indicateurs pertinents (Mesurer). Ensuite, l’équipe projet a analysé les causes racines des défaillances (Analyser). Elle a alors conçu un ensemble de solutions (Innover) principalement axées sur le niveau d’informations relatives aux paiements.
KONE a commencé par déployer des formations ponctuelles à destination des équipes des finances, des ventes et des CS&A (qui ont été incluses dans le parcours d’intégration des nouveaux arrivants), puis par la mise à jour de certains documents existants (mise en page des factures SEB, modèle de contrat KONE Care, formulaire client, …) pour inclure des informations supplémentaires sur le paiement des factures de KONE. De plus, l’entreprise a mis en place une solution globale avec le déploiement de l’outil de correspondance de Nomentia. Cet outil a donné de très bons résultats. Nous sommes ensuite passés par la phase « Contrôler » du DMAIC pour suivre l’évolution de nos indicateurs de départ : proportion d’application de trésorerie automatisée, ainsi que le délai d’exécution du paiement.
Le retour d’expérience des équipes projet de KONE
« Nous avons réussi à nous approcher de notre objectif de 70% d’application de trésorerie automatisée. Nous avons en effet atteint 68% un mois après la mise en œuvre des solutions.
Suivre la méthodologie Lean Six Sigma a permis d’améliorer la collaboration entre les équipes locales et mondiales, en utilisant les données pour prendre la bonne décision. Nous avons mis le doigt sur des irritants, mais que nous n’avions jamais solutionnés efficacement jusqu’à présent.
C’est une approche que nous recommandons vivement aux autres entreprises, non seulement parce qu’elle est alignée sur notre nouvelle stratégie (Lean KONE), mais aussi parce qu’elle apporte beaucoup de valeur, en plus des économies financières qui en découlent. Bien sûr, il reste encore de nombreux défis à relever et l’objectif ambitieux sera difficile à atteindre. Mais nous savons que nous allons dans la bonne direction. Je suis convaincu que ce projet sera un élément déclencheur pour d’autres démarches d’amélioration continue à l’avenir. Fournir un travail de qualité est un voyage, pas une destination. »
Et si vous passiez à l’action ?
Le témoignage de KONE France résonne en vous ? Vous aussi, vous êtes confronté à des problématiques internes qui freinent votre efficacité au quotidien ? Des problèmes qui vous obligent à faire face à un gaspillage de temps et d’argent au sein de votre société ? Prenez ces irritants en main et solutionnez-les une bonne fois pour toutes. Prenez contact avec The Lean Six Sigma Company pour découvrir nos solutions et bénéficier ainsi de l’accompagnement qui vous convient. Vous pouvez également vous inscrire à notre dégustation Lean Six Sigma pour découvrir l’univers du Lean Management avec nos formateurs passionnés par le sujet. Inscrivez-vous dès maintenant pour ne pas manquer l’événement en ligne !
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