8 directives pour un pilotage réussi

Lorsque nous travaillons sur l’amélioration, nous ne pouvons souvent pas échapper au fait que les solutions proposées ou les solutions sont perçues différemment. Les différentes parties impliquées peuvent avoir une vision différente et/ou il y a d’autres intérêts en jeu. Après tout, rien d’humain ne nous est étranger. En fin de compte, nous devons faire des choix: choisissons nous la solution A ou la solution B sera-t-elle meilleure? Afin de pouvoir répondre à cette question de manière approfondie et fondée, nous pouvons utiliser un outil puissant : le pilote.

Le pilote est un test (complet ou partiel) d’une solution proposée que nous réalisons à petite échelle afin de mieux comprendre les effets de cette solution. De plus, en tirant les leçons du projet pilote, nous pouvons mettre en œuvre la solution plus efficacement à grande échelle. En général, beaucoup de temps et d’énergie (c’est-à-dire d’argent) sont consacrés à la mise en œuvre de solutions. Si nous pouvons faire une bonne estimation de l’effet de la solution à l’avance, avant de commencer à déployer à grande échelle, nous aurons fait beaucoup de progrès. Un pilote peut offrir une solution, s’il est correctement préparé et exécuté.

Parmi ces 8 lignes directrices qui peuvent aider un pilote à réussir :

1. Élaborez un plan pour exécuter le projet pilote

En faisant un bon plan, le pilote devient plus qu’un essai et une erreur glorifiés. Comme je l’ai décrit dans mon article précédent, il est important de changer l’état d’esprit de l’instinct à la gestion par les faits. Un pilote bien préparé s’inscrit dans cela et nous donne plus que simplement faire quelque chose et espérer que cela aide.

2. Créer un plan de collecte de données

Les données peuvent nous conduire à la solution, mais là aussi, une bonne préparation est cruciale. Nous nous assurons donc de nous entendre à l’avance sur qui, quand, où et comment, quelles données sont collectées aux fins du projet pilote et de l’évaluation du projet pilote.

3. Communiquer l’approche et la stratégie

La transparence aide à prévenir le gaspillage. Une communication claire y contribue. Assurez vous à l’avance que toutes les parties concernées (directes et indirectes) sont au courant de l’approche et de l’idée sous-jacente du projet pilote. Une méthode de projet Lean Six Sigma telle que A3 Management peut vous aider.

4. Former le personnel

Les employés engagés doivent non seulement savoir ce qui se passe, mais surtout savoir exactement ce que l’on attend d’eux pour faire du projet pilote un succès.

5. Exécuter le projet pilote et la collecte de données conformément au plan

Cela s’applique à toutes les tâches et parties du pilote. S’il est nécessaire de s’écarter du plan, recommencez les étapes précédentes. Nous ne pouvons pas nous permettre de mettre en place le pilote (sur les pièces) différemment, avec pour résultat, par exemple: une discussion avec un client basée sur des informations incorrectes ou incomplètes.

6. Évaluer l’efficacité de la solution

Évaluer la nouvelle performance du processus (« capacité du processus ») et la tester par rapport à l’objectif d’amélioration.  Dans la mesure du possible, appliquez les statistiques comme outil. Plutôt des faits que des opinions et des hypothèses (gestion par les faits).

7. Déterminez s’il peut y avoir d’autres relations de cause à effet (restantes) qui peuvent aider à atteindre l’objectif d’amélioration

Un projet pilote réussi peut également nous apprendre que nous ne pouvons pas (encore) réaliser l’amélioration pleinement prévue. Une explication peut être qu’il existe d’autres relations de cause à effet dans le processus à améliorer. Un projet pilote de suivi peut alors être nécessaire, pour lequel nous passerons (plus tard) également par ces 8 étapes séparément.

8. Évaluer la mise en œuvre de l’ensemble du projet pilote

Nous pouvons apprendre beaucoup en nous posant des questions telles que: toutes les instructions étaient elles claires? Toutes les instructions ont-elles été suivies? Y avait-il besoin d’informations supplémentaires? Quels autres formulaires ou autres outils aurions nous pu utiliser? Des choses inattendues se sont-elles produites? Y a-t-il des choses dans le processus modifié ou nouveau dont nous devons encore nous occuper? Existe-t-il un plan d’action pour régler ces problèmes?

Bref, un pilote est un outil puissant et, en ce qui me concerne, a prouvé son utilité dans les projets d’amélioration. Une bonne préparation, une mise en œuvre minutieuse et une évaluation critique positive contribuent au succès d’un projet pilote. De plus, de cette façon, nous remettons en question nos hypothèses et aucun processus n’a jamais empiré.

Il y a encore beaucoup à dire sur le pilote et j’aimerais y revenir dans un article séparé. En outre, je suis également curieux de connaître l’expérience que d’autres ont avec le projet pilote comme aide à l’amélioration. J’apprécie vos réactions à l’avance.