Faire baisser la charge de travail du personnel infirmier de 12 % ? Bien sûr que c’est possible !

Un événement kaizen est un événement qui dure de trois à cinq jours pendant lesquels nous commençons par la définition du problème et un objectif. Et quand ce projet est terminé, cela veut donc dire qu’une solution est implémentée. Un événement kaizen est un ‘lean tool’ beaucoup utilisé et qui présente différents avantages.

• Résolution du problème urgent dans un délai relativement court.
• Elaboration et implémentation de la solution par les collaborateurs sur le terrain.
• Les collaborateurs découvrent la méthode et les outils lean dans leur propre environnement de travail. Ils apprennent à les utiliser effectivement pour résoudre les problèmes qu’ils rencontrent tous les jours (et les surmonter).

Dans la pratique, il est souvent difficile d’organiser un événement kaizen car les horaires du personnel infirmier fixés longtemps à l’avance laissaient peu de place pour les activités hors cadre infirmier. De plus, la charge de travail est élevée et l’exécution du processus primaire est la priorité. Tergooi (hôpital à Hilversum et Blaricum) a cependant un autre avis sur la question. Après les tableaux d’amélioration et le 5S il est effectivement aujourd’hui grand temps d’expérimenter les événements kaizen en deux jours : une manière de briser le cercle vicieux.

“Améliorer fait partie de notre travail, tout comme la distribution des médicaments, les prises de sang et les visites.”

Le service de pneumologie a eu l’honneur de participer au premier événement Kaizen. L’objectif : des infirmiers (plus) contents et 6% de baisse de la charge de travail pendant le service de jour. Avec une occupation de quatre infirmiers, cela signifie que nous devions trouver deux heures gaspillées. Aujourd’hui, tous les participants trouvent qu’il est amusant et intéressant de trouver une façon efficace d’améliorer les choses. Après deux jours de dur labeur, tous sont repartis de la « kaizen war room » pleins d’espoir et de pugnacité. Nous avons élaboré des mesures qui nous ont permis de retirer quatre heures de gaspillage du processus. Cela représente une baisse de 12% de la charge de travail ! Quelques exemples de gaspillages et d’actions d’amélioration :

• Gaspillage : rester assis et discuter longuement de chaque patient. Action d’amélioration : remise de service debout en 5 minutes au tableau et communication uniquement des particularités, car nous enregistrons le reste dans le dossier.
• Gaspillage : imprécisions au niveau des patients et du personnel infirmier e.a. sur le traitement et les examens. Action d’amélioration : le personnel infirmier accompagne le médecin pendant son tour. Fin de la matinée, contact entre l’assistant du médecin et le superviseur pour se mettre d’accord sur les propositions de traitements (peu importants).
• Gaspillage : toilette des patients avec des bassins, du savon, des gants de toilette et des serviettes, ce qui prend beaucoup de temps et représente une grosse charge de travail. Et après, nettoyage du bassin et ramassage du linge sale. Action d’amélioration : laver les patients alités avec des lingettes de toilette.
• Gaspillage : ordres médicaux manquants ou redondants. Actions d’amélioration : avant que l’assistant du médecin ne rentre chez lui, il règle les derniers problèmes et répond aux dernières questions.
• Gaspillage : armoires débordantes et mal rangées dans les chambres des patients. Action d’amélioration : nous aménageons les armoires des patients dans les chambres selon la méthode 5S. Uniquement le nécessaire, illustré par une photo.
• Gaspillage : affaires en double voire en triple à différents endroits. Action d’amélioration : moins de stock des mêmes articles dans moins d’armoires et de chariots, ce qui facilite aussi le contrôle et le réassortiment.
• Gaspillage : nombreux arrêts de l’assistant du service lors de la distribution des repas. Action d’amélioration : arrangements avec l’assistant du service et le service des repas sur le déblayage des plateaux des tables de nuit et le réchauffage des repas.

Le jour suivant, nous mettions en œuvre six des dix mesures proposées. L’équipe ressent réellement les avantages des changements opérés et ses membres rentrent désormais à l’heure chez eux. Les patients qui avaient déjà été précédemment admis dans le service de pneumologie semblent indiquer qu’ils sont contents de la nouvelle façon de travailler. Chaque mois, j’accompagne trois événements kaizen, mais celui-ci m’a vraiment procuré une très grande satisfaction. Les infirmiers perdent beaucoup de temps à des futilités. Cela se fait au détriment du temps réellement consacré aux soins. Vous aussi vous voulez vous atteler à améliorer vos processus de manière structurée ? Une formation Lean Six Sigma peut vous y aider. N’hésitez pas à nous contacter au 03 808 32 78 ou à consulter notre site web pour de plus amples informations. Sur le site web, vous pouvez aussi chatter en direct avec nous et nous poser vos questions.