PDCA

Le PDCA, également connu sous le nom de cycle Plan-Do-Check-Act, est une méthode d’amélioration éprouvée et puissante, largement utilisée dans les organisations. Avec le cycle PDCA, des plans sont établis, des actions sont entreprises et une évaluation continue a lieu. L’objectif de ce cycle est de garantir une qualité continue. C’est pourquoi il y a beaucoup d’évaluation, afin que des ajustements puissent être faits et que le processus puisse être relancé.

LA PUISSANCE DU CYCLE PDCA

Le cycle PDCA est une méthode d’amélioration des processus développée par Deming. C’est un modèle qui remonte aux années 1930 et l’une des méthodes les plus anciennes et les plus populaires utilisées dans la gestion d’une entreprise. Le cycle donne un aperçu de nombreuses questions importantes :

• Une méthodologie simple, applicable à tous les secteurs d’activité

Le cycle PDCA est facile à appliquer et convient à tous les secteurs d’activité. Il offre une grande valeur ajoutée qui peut être mise en œuvre immédiatement.

• Connaissance de la concurrence

Le cycle PDCA vous permet d’examiner les objectifs d’une entreprise. Les goulots d’étranglement sont également identifiés. Les concurrents qui obtiennent de meilleurs résultats sur des points spécifiques sont également identifiés. Sur la base de toutes ces informations, de nouveaux objectifs peuvent être formulés pour garantir un meilleur processus.

• Utiliser les bons objectifs

Dans le cycle PDCA, les objectifs sont formulés de manière SMART. Pour de nombreuses entreprises, cela signifie que les objectifs sont revus. Dans la quatrième étape, les objectifs sont souvent ajustés et corrigés, une fois que les évaluations ont été faites à l’étape 3.

• Structure du processus

Mesurer, c’est savoir. Dans ce cycle PDCA, il y a un suivi continu aux étapes 2 et 3. De cette façon, beaucoup d’informations sont collectées, ce qui donne une structure aux processus. Qu’est-ce qui va bien, qu’est-ce qui peut être amélioré ? Ce sont des questions de ce type qui sont posées dans le cycle PDCA.

LE CYCLE PDCA EN PRATIQUE

Dans la pratique, le développement d’une méthode se présente souvent différemment. Le cycle PDCA se compose de quatre étapes : planifier, faire, contrôle et agir.

PLAN

La planification est la première étape du cycle PDCA. Elle consiste à élaborer un plan dans lequel les résultats attendus sont clairement décrits. Cela signifie que les objectifs doivent être formulés en termes SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel). Les conditions préalables et toutes les ressources disponibles doivent également être décrites.

DO

La deuxième phase, Do, concerne la mise en œuvre et la réalisation du plan approuvé. Les activités et les réalisations sont enregistrées et évaluées en permanence pendant la mise en œuvre. Il est important que toutes les personnes concernées ressentent l’urgence de mettre en œuvre les actions définies et d’obtenir de bons résultats. Le suivi des activités et des performances donne une meilleure vue d’ensemble des progrès réalisés et ce qui pourrait être fait différemment.

CHECK

La troisième étape du cycle PDCA, également appelée « contrôle« , consiste à comparer les résultats obtenus avec les objectifs que l’entreprise s’est fixés. Les différences et leurs causes possibles sont examinées en détail. C’est là que se posent des questions telles que « Le plan d’actions est-il efficace ? » et « Atteignons-nous le résultat souhaité de cette manière ?”

ACT

La dernière étape, Act, est réalisée après l’évaluation de l’étape 3. Certaines mesures sont prises pour atteindre les objectifs formulés. Le cycle PDCA permet d’identifier correctement les points d’amélioration et les vulnérabilités. L’évaluation révèle d’autres étapes qui peuvent être appliquées dans la quatrième étape : Agir.

QUAND LE CYCLE PDCA EST-IL UTILISÉ ?

Le cycle PDCA peut être appliqué dans n’importe quel secteur d’activité. Il peut également être utilisé pour tout processus qui doit être amélioré. Les processus les plus courants où le cycle PDCA est appliqué sont les suivants :

• Améliorer les performances financières d’une entreprise
• Augmenter la satisfaction du client en réduisant les coûts
• Améliorer la qualité dans diverses activités

OUTILS IMPORTANTS POUR LE PDCA

Le cycle PDCA est si fort qu’il peut être combiné avec divers outils du Lean. En utilisant d’autres outils, vous apprenez à mieux développer le cycle PDCA et les idées peuvent être mises en avant encore plus clairement.

OUTILS POUR LA PHASE PLAN

Les outils suivants sont efficaces dans la première phase, également appelée phase de planification :

• 5 pourquoi

La méthode des 5 pourquoi est un outil Six Sigma très efficace. Toyota a développé cet outil pour les problèmes liés à la production. Entre-temps, cet outil est devenu très populaire auprès de nombreuses entreprises.

Avec l’outil des 5 pourquoi, vous identifiez la cause d’un problème en posant 5 fois la question du pourquoi. Tout d’abord, le problème est identifié, c’est-à-dire : « Pourquoi ce problème est-il apparu ?”. La réponse est un problème nouveau ou différent. Ensuite, il s’agit de répondre à la question « Où ce problème est-il apparu ? ». Ces étapes sont répétées jusqu’à ce que vous atteignez le cœur du problème, également appelé la cause racine. Il est courant de réaliser une carte mentale pour visualiser cette analyse.

• Cartographie de la chaîne de valeur (VSM)

Avec la Value Stream Map (VSM), un processus est rendu entièrement visible et complété par autant de données et d’informations pertinentes que possible. Il en résulte un aperçu clair de la manière dont un produit traverse le processus et atteint le client. En outre, il est possible de se faire une idée de tous les gaspillages et de toutes les étapes superflues du processus.

• Schéma à couloirs

Un diagramme à couloirs, ou organigramme, distingue la répartition des tâches et des responsabilités pour les sous-processus d’un grand processus d’entreprise. Cet outil peut être mis en place aussi bien horizontalement que verticalement.

OUTILS POUR LA PHASE DO

Des outils bien connus sont souvent utilisés dans la phase Do :

• Améliorer la qualité des données

La qualité de vos données est cruciale dans cette phase. Après tout, beaucoup de données et d’informations sont enregistrées alors autant qu’elles soient qualitatives. Vos données ne sont pas à jour ? Vous obtenez alors des informations peu fiables, ce qui vous empêche d’améliorer vos processus de la bonne manière.

• Outils d’intelligence économique

Dans la phase « Do », les données sont collectées. En utilisant les outils de Business Intelligence, vous pouvez facilement collecter, classer et contrôler un grand nombre de données. Cela permet de gagner beaucoup de temps.

OUTILS POUR LA PHASE DE CONTRÔLE

Pendant la phase de contrôle, les données collectées sont contrôlées et ajustées si nécessaire. Les outils qui peuvent faire cela efficacement sont :

• Tableau de bord KPI

Diverses analyses sont effectuées dans la phase de contrôle. Certains résultats découlent de ces analyses. Sont-ils compatibles avec les indicateurs clés de performance (KPI) de l’entreprise ? Si ce n’est pas le cas, comment peut-on y remédier efficacement ? Où les choses vont-elles bien et où vont-elles mal ? En donnant un aperçu de cette situation, il est possible de donner un bon feedback.

• Vérification

Lors de la discussion des informations collectées, les objectifs de la première phase sont ajoutés. Quel objectif a été atteint ? Quel objectif doit être ajusté et quel objectif peut être supprimé ? Il y a beaucoup de questions auxquelles il faut répondre.

OUTILS POUR LA PHASE ACT

Dans la phase d’action, les améliorations sont mises en œuvre. Des tests sont effectués et le processus est amélioré. Les tests sont suivis pour voir si le nouvel objectif est atteint. Nous examinons ensuite des outils tels que la gestion des processus. Dans la gestion des processus, un processus est redéfini. Ici, beaucoup d’aspects entrent en jeu, ce qui peut rendre l’étape finale compliquée.

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